1. Wie wij zijn

Ilom B.V. (handelend onder de naam Minuta), KvK 97460575, gevestigd aan Beukenlaan 2, 5261LE Vught, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via Minuta. Vragen over dit privacybeleid kun je richten aan support@ilom.nl.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken onder meer: accountgegevens (naam en e-mailadres); factuur- en betaalgegevens (naam, adres, betaalmethode-gegevens, verwerkt via onze betaalproviders); inhoud die je zelf invoert in de dienst, zoals vergaderdata, notulen, besluiten, acties en aanwezigheidsregistraties; technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en gebruikslogs; en, uitsluitend bij het gebruik van de QR-stemfunctie, apparaatkenmerken (zoals schermresolutie, tijdzone en taalinstelling) die worden gebruikt om dubbel stemmen binnen één stemronde te voorkomen.

3. Waarom en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens om de Overeenkomst uit te voeren (accountbeheer, dienstverlening, facturatie), om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals onze administratieplicht), en op basis van gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging van de dienst en het voorkomen van misbruik bij de QR-stemfunctie). Voor eventuele nieuwsbrieven of marketingcommunicatie vragen wij afzonderlijk om toestemming.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, en in elk geval niet langer dan de wettelijke bewaartermijnen (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor factuurgegevens) voorschrijven. Na beëindiging van een account worden projectgegevens na een redelijke termijn verwijderd, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is.

5. Delen met derden

Wij delen gegevens uitsluitend met derden die als verwerker voor ons optreden of noodzakelijk zijn voor de dienstverlening, zoals onze hostingprovider, onze e-mailleverancier voor systeemmails, en onze betaalproviders (voor het verwerken van betalingen). Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten waar de AVG dit vereist. Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperkingen en periodieke controles.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van je persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Je kunt hiervoor contact opnemen via {email}. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies en lokale opslag

Voor meer informatie over welke cookies en vergelijkbare technieken wij gebruiken, zie ons cookiebeleid.

9. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd op deze pagina te vinden. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij Gebruikers waar mogelijk per e-mail.